Die Logistik bewegt ein Fachkräftemangel, der sich nicht nur über mehr Personal lösen lässt. Warum man diesem sinnvollerweise auch mit Prozessoptimierung begegnen sollte, schildert Lean Management Expertin Julia Boppert.
Ein tiefer branchenübergreifender Blick zeigt: Im Schnitt verbringen Mitarbeitende zwischen 30 und 60 Prozent ihrer Tätigkeit mit nicht wertschöpfenden Aufgaben. Schlichtweg weil es Systeme nebst Prozessen nicht anders erlauben. Genau hier setzt ein alternativer Ansatz an, um dem Arbeitskräftemangel entgegenzuwirken: Statt Personal aufzubauen gilt es, sich damit zu befassen, wie bestehenden Mitarbeitenden die tägliche Leistung leichter gemacht und sie sinnvoll unterstützt werden können. Wie diese Prozessoptimierung praxis- plus lösungsorientiert ohne Hektik sowie operatives Chaos gelingen kann, erläutert Geschäftsführerin von trilogIQa Julia Boppert.
Besser nicht weniger
Ausreichend qualifizierte Leute zu finden bindet nicht nur enorm viele Ressourcen, in vielen Fällen ist es schlichtweg nicht möglich. Abläufe effizienter zu gestalten sowie Prozesse zu verschlanken hat somit nicht zum Ziel, Personal abzubauen, sondern für bestehende Mitarbeitende Kapazitäten zu schaffen für wertschöpfende Tätigkeiten und sie sinnstiftend einzusetzen. Ausgangsbetrachtungen für Quick Wins können sein:
- Kundennutzen analysieren
Noch zu oft wird der Kundennutzen hinter Leistungen nicht ausreichend hinterfragt. Eine aufwendig manuell erstellte Auswertung beispielsweise, die beim Kunden wenig bis keine Beachtung findet, bedeutet Aufwand ohne Mehrwert. Herauszufinden, was tatsächlich als wertvoll plus nützlich empfunden wird, ist daher essenziell. Diese richtigen Dinge dann auch noch richtig zu tun, sprich mit möglichst wenig internem Aufwand, ist der nächste Schritt zur Optimierung.
- Right First Time
Es geht zudem nicht nur darum, die richtigen Dinge zu tun, sondern die optimale Ausführung auch gleich beim ersten Mal zu erreichen. Dies spart der Organisation Ressourcen und vermeidet unnötige Kontrollen. Bekanntlich kann Qualität nur erzeugt, nicht „hineingeprüft“ werden. Wie viele Kontrollschritte daher tatsächlich benötigt plus sinnvoll sind, sollte Gegenstand einer eingehenden Analyse sein. - Gut gedacht, schlecht gemacht
Um verlässlich Ergebnisse zu liefern, müssen Optimierungsansätze konsequent zu Ende gedacht sowie an dem gewünschten Output orientiert sein. Idealerweise werden dafür Prozesse vom Kundennutzen ausgehend rückwärts strukturiert durchgearbeitet.
Gemeinsam schlank werden
Übergeordnete Optimierungen herunterzubrechen auf kleine Steps kann dabei viel bewirken, denn schon mit kleinen Schritten stellen sich Erfolge ein. Plötzlich bewegt sich etwas, Ziele werden auf einmal greif- und umsetzbar, Aufgaben machbar, Herausforderungen lösbar. Zu spüren, dass die Bemühungen von Erfolg gekrönt sind, motiviert zusätzlich. Auch zunächst kleinteilig ausprobieren fällt oft leichter als sofort ändern, weiß Julia Boppert: „Ich empfehle Unternehmen, nicht auf den großen Masterplan für die nächsten zehn Jahre zu warten, sondern einfach anzufangen. Ideen ausprobieren, adaptieren und sich gemeinsam an den Punkt der Umsetzung heranarbeiten“, so die Lean Management Expertin.
